Kernstück der Büroplanung: das Raumkonzept.

Großraum- oder Einzelbüro, Konferenz- und Empfangsbereich – mit der Planung der Flächen schaffen Sie wichtige Rahmenbedingungen für die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Ein durchdachtes Raumkonzept fördert konzentriertes Arbeiten genauso wie eine gelungene Kooperation unter Ihren Mitarbeitern. Die Raumplanung sollte sich deshalb unbedingt am Workflow in Ihrem Unternehmen orientieren. 

Effiziente Büroplanung – Workflows berücksichtigen.

Beliebtester Fehler bei der Verteilung der Flächen ist nach wie vor: Platzsparen steht im Fokus. Der Wunsch nach effizienter Flächennutzung führt übrigens besonders häufig zu Großraumlösungen. Richtig durchdacht, haben Großraumbüros aber durchaus ihre Vorteile. Wir empfehlen: Bevor Sie Raumkonzept und Arbeitsplätze planen, nehmen Sie sich ein Organigramm ihrer Mitarbeiter und überreißen Sie grob die jeweiligen Aufgabenfelder. 

Großraumbüros funktional planen – Telefonzelle und Glaskubus.

Welche Mitarbeiter müssen beispielsweise konzentriert und ungestört arbeiten können? Und zu wieviel Prozent ihrer Arbeitszeit ungefähr – denn auch in Großraumbüros z. B. lassen sich Arbeitsplätze einrichten, in die sich Mitarbeiter für konzentriertes Arbeiten zurückziehen können. Besonders schick: der schallgedämmte Glaskubus. Ebenso schön wie funktional: die sogenannte Telefonzelle. Eine Raumelement aus Glas und Farbe, wahlweise mit Tisch und Sitzmöglichkeit. Ein Ort, an dem Mitarbeiter auch mal länger und lebhafter telefonieren können.

Schnelle Absprachen oder Brainstorm? Raum für Begegnung.

In welchen Teams gibt es die Notwendigkeit regelmäßiger Absprachen? Sind Absprachen vor allem organisatorisch und in wenigen Minuten zu erledigen, bietet sich die Einrichtung kleiner Begegnungsinseln an, in denen solches z. B. auch im Stehen erledigt werden kann. Oder gehören Brainstorms zum Arbeitsalltag, oder konzentrierte Fallbesprechungen? Und wenn ja – brauchen Ihre Mitarbeiter dafür eher bequeme Besprechungsecken oder große Konferenzräume mit der kompletten technischen Ausrüstung vom Beamer bis zur Verdunklung?

Chefzimmer oder Teamarbeitsplatz – Führungskultur gestalten.

Wie ist Ihre betriebsinterne Führungskultur? Ist Distanz zwischen Führung und Mitarbeitern in ihrer Branche üblich und förderlich? Oder möchten Sie schnelle Abstimmungen und mehr Augenhöhe erreichen durch räumliche Nähe und eine transparente Gestaltung der Arbeitsplätze. Wenn es mehrere hierarchische Ebenen gibt, empfehlen sich vielleicht Einzelbüros für Führungskräfte, die eher strategisch arbeiten, und locker abgegrenzte Arbeitsplätze im Großraumbüro für Teamleiter.

Bei der Büroplanung bedenken: Pausenzeit ist Arbeitszeit.

Die Arbeit Ihrer Mitarbeiter beinhaltet kreative, schöpferische oder anspruchsvolle Denkleistungen? Oder: es werden regelmäßig Überstunden gemacht? Investieren Sie in einladende Ruhezonen. Power-Nap und Yogamatte gewinnen immer mehr Fans auch jenseits esoterischer Kreise – nicht zuletzt dank der Ergebnisse der Gehirnforschung. A apropos Gehirnforschung – die Kreativitäts-Wissenschaft weiß: Lösungen für komplexe Probleme fallen Ihren Mitarbeitern ein, sobald sie sich entspannen. Hilfreich dabei sind übrigens völlig fachfremde Anregungen. Inspiration für Sie: Sorgen Sie im Pausenraum neben Pflanzen für stetig wechselnde Coffee-table-Bücher. Oder schaffen Sie kleine Bibliotheken – mit Zeitschriften und Bildbänden aus Kunst, Technik und Wissenschaft.

Durchdachte Büroplanung fördert Kooperation statt Konflikte.

Bedenken Sie: Die schönste Farbe und die bequemsten Bürostühle retten kein fehlerhaftes Raumkonzept. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung Ihrer Büroflächen und gehen Sie Arbeitsabläufe detailgenau in der Vorstellung durch. Ein falsch platzierter Kopierer, ein isoliert sitzendes Teammitglied, ein lebhaft telefonierender Kundenberater neben einem konzentrierten Sachbearbeiter – das hat schon viel Streit und Arbeitsleistung gekostet. Klopfen Sie Ihr Raumkonzept vor der Umsetzung auf mögliche Konfliktquellen ab und schalten Sie diese gleich im Vorhinein durch eine durchdachte Flächenplanung aus.

Kunden zu Gast – wichtiger Auftritt für Ihr Unternehmen.

Altarraum, Thronsaal, Empfangssalon – Räume wurden seit jeher auch genutzt, um Besucher zu beeindrucken. Kunstvoll und trickreich wurden Gästen dabei häufig auch bestimmte Rollen zugewiesen.
Kleine Anekdote: Die Länge der so anmutig in den Himmel aufsteigenden Treppen süditalienischer Barockkirchen hatte neben der ästhetischen auch eine ganz praktische Funktion. Oben angekommen war der Gläubige – körperlich geschwächt durch den Anstieg – in der besten Verfassung, die eigene Ohnmacht und Schwäche im Angesicht göttlicher Allmacht zu empfinden. 

Heutzutage sind Serviceorientierung und Augenhöhe en vogue. Der Kunde ist König oder zumindest möchte man ihm zeigen, dass man ihm gut zuhören und auf seine Bedürfnisse eingehen kann. Was bedeutet das für die Planung der Räume, in denen Sie Ihre Kunden empfangen? Betreten Sie Ihr neues Büro gedanklich aus Kundensicht. Zu welchen Räumen werden Kunden Zugang haben? Welchen Eindruck möchten Sie dort erzeugen? Was später beim Designkonzept eine große Rolle spielt, sollte bei der Raumplanung schon mitgedacht werden: Wo sollen Empfangsräume liegen, wie groß sind sie idealerweise, passieren Kunden das gesamte Büro? Das muss dann bei der Gestaltung der Büros mitgedacht werden. In welcher Umgebung sollen Ihre Kunden gegebenenfalls warten?

Übrigens: Räume sprechen natürlich nicht nur zu Ihren Kunden. Sondern auch zu Ihren Mitarbeitern. Es ist schön, wenn Ihre Räume eine klare Identität haben und sich Ihre Markenwerte darin widerspiegeln. Ihre Mitarbeiter werden sich nicht nur wohlfühlen, sondern auch stärker mit dem Unternehmen identifizieren. Es ist gut, stolz zu sein auf das Unternehmen, für das man arbeitet. Mehr dazu unter Designkonzept und Unternehmenskultur. 
 

Büroplanung – Gesetzliche Vorgaben.

Eine Mindestgröße der Räume ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, es gibt aber folgende Empfehlungen:

  • Kleinraumbüros: 8–10 m² pro Arbeitsplatz 
  • Großraumbüros: 12–15 m² pro Arbeitsplatz 

Gesetzliche Vorschriften für Raumhöhen:

  • Raumgröße bis 50 Quadratmeter:Raumhöhe mindestens 2,50 m
  • Raumgröße über 50 Quadratmeter: Raumhöhe mindestens 2,75 m
  • Raumgröße über 100 Quadratmeter: Raumhöhe mindestens 3,00 m

Büroplanung – Gesetzliche Vorgaben für Verkehrswege zum Arbeitsplatz.

  • für 1 Mitarbeiter: 60 cm breiter Zugang
  • für 2–5 Mitarbeiter: 87,5 cm breiter Zugang
  • für 6–20 Mitarbeiter: 100 cm breiter Zugang
  • für 21–100 Mitarbeiter: 120 cm breiter Zugang
  • für 101–300 Mitarbeiter: 180 cm breiter Zugang
  • ab 300 Mitarbeiter: 240 cm breiter Zugang